#8 It’s time to set the date for your board meeting. But not where you think.

We’ve all seen family dynamics change with Whatsapp, and distant relationships maintained with Skype, but now board meetings have also moved to the 21st  century- and it’s also free.

There are two main challenges in arranging a board meeting.

1. Getting board members to agree on a date and location.

2. Running a focused board meeting and keeping everyone interested.

If board members are unable to attend, the compromise solution has often been the “conference call”. Invariably when board members have joined a conference call, they are also checking their email, doing some personal grooming or watching a baseball game.

How can board members be focused on the agenda items and platform critically provide guidance and feedback to the NGOs management?

A new video conferencing platform called appear.in  is the reason there is a revolution in how board meetings are conducted.

appear.in image

ADDED NOV 3, 2015

Check out this great new feature of appear.in: ADD MEMBERS TO YOUR ROOM

So why is this revolutionary?

  1. A private virtual room with up to 8 participants is provided.
  2. Clicking on a link is all that is needed to join (video cam and mic are obligatory).
  3. All the participants can see and hear each other, as well as text chat.
  4. Participants can be muted
  5. Since no one has to travel, long meetings can be split into 2 or 3 shorter sessions.
  6. THE WINNING FACTOR– participants watch and listen and participate!! It’s embarrassing to be seen ignoring another speaker.
  7. Meetings run faster when participants are attentive.
  8. Participants can be at home/office/vacation. Far more flexibility in fixing a meeting time.
  9. The quality is usually better than skype or google hangouts.

There are still a couple of limitations to this absolutely simple and incredibly useful platform.

1. It is only working on newer versions of Firefox, Chrome, or Opera browser.

2. Only 8 participants can join, so if your board is larger (which is not recommended) we don’t think appear.in is the right solution. If the board has active committees, appear.in can be a valuable asset.

Don’t delay. Now is the time to start planning the board meeting for November or December, to review the past years achievements and submitting the 2016 budget and planned activities. Board members should try appear.in and then recommend it to the professional leadership.

Disclaimer: We have no commerical relationship with appear.in and are glad to provide another tool in the Best Practices arsenal.

הגיע הזמן לקבוע ישיבת הנהלה, אבל לא איפה שחשבת…

כולנו עדים לשינויים שחלו בדינמיקה המשפחתית בעקבות כניסת ה  Whatsapp וליכולת שלנו לשמר קשר טוב עם קרובים מחו”ל בעזרת ה Skype. עכשיו גם ישיבות מנהלים הגיעו לעידן המאה עשרים ואחת – וזה גם בחינם.

ישנם שני קשיים עקריים בארגון ישיבת הנהלה:

  1. קביעת הזמן והמקום
  2. ניהול ישיבה ממוקדת וזכייה בתשומת הלב של כל הנוכחים.

במקרים רבים בהם חברי הנהלה לא יכלו להשתתף בישיבה הפתרון היה בד”כ השתתפות דרך “שיחת ועידה”, באופן בלתי נמנע במקרים אלו חברי ההנהלה המשתתפים בישיבה דרך “שיחת ועידה” עסוקים בדברים שונים באותה ההזדמנות: בודקים את המייל שלהם, מסדרים כמה עניינים אישיים או צופים במשחק כדור סל תוך כדי הישיבה.  

איך נוכל לגרום לכך שחברי ההנהלה יהיו ממוקדים בנושאים שעל סדר היום ויספקו הדרכה ומשוב לנושאים הבוערים של העמותה?  (המלכ”ר)

שיחת ועידה בוידאו הנקראת appear.in  היא הסיבה למהפכה בתחום של איך מתנהלות ישיבות הנהלה.

מה הן הסיבות למהפכה?

  1. ההשתתפות מקנה חדר וירטואלי פרטי עם אפשרות לעד שמונה משתתפים.
  2. כדי להשתתף בשיחה הדבר היחיד שיש לעשות הוא ללחוץ על מקש הקישור.
  3. כל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע האחד את השני, וכמו כן להשתמש בתיבת הטקסט כדי לשלוח מסרים כתובים.
  4. משתתפים יכולים להיות מושתקים.
  5. מכיוון שאין בזבוז זמן על הגעה לישיבה, ניתן לחלק ישיבות ארוכות לשניים או שלושה מפגשים.
  6. הטיעון המנצח!! המשתתפים צופים ומקשיבים האחד לשני, מביך להיתפס כמי שמתעלם מדובר אחר בקבוצה.
  7. הישיבה מתנהלת במהירות רבה יותר.
  8. ההשתתפות יכולה להעשות מכל מקום, הבית, המשרד, או מקום החופשה. ישנה גמישות רבה יותר בתכנון זמן מתאים לישיבה.
  9. איכות הוידאו טובה הרבה יותר בד”כ מאשר בתוכנות דומות כגון: Skype  או Google  Hangouts

ישנם עדיין כמה חסרונות לפלטפורמה הפשוטה והשימושית הזאת:

  1. כדי להפעילה יש להשתמש בגרסאות חדשות של Firefox , Chrome, או Opera browser.
  2. ישנה אפשרות לצרף עד שמונה משתתפים, כך שהפלטפורמה אינה מתאימה להנהלות גדולות יותר. במידה ולהנהלה יש ועדות משנה, שימוש בפלטפורמה לפעילות הועדות יכולה להיות נכס יקר.

אל תתעכבו, זה הזמן להתחיל לתכנן את ישיבות ההנהלה של חודשים נובמבר ודצמבר, לסקור את ההשיגים של השנה שעברה  ולתכנן את הפעילות והתקציב לשנת 2016.

אנו ממליצים בחום לחברי ההנהלה להתנסות בשימוש ב appear.in  ולהעביר את המסר להנהגה המקצועית בארגון.

הבהרה חשובה! אין לנו שום קשרים מקצועיים או עסקיים עם appear.in , ואנחנו שמחים להציג בפניכם כלי חשוב היכול לשפר את שיטת העבודה בארגון שלכם ביעילות ובמיטביות רבה.

One thought on “#8 It’s time to set the date for your board meeting. But not where you think.

  1. I’m not certain “intimacy” is a requirement for an effective board. The board has a job to do and now has the opportunity to skip the problematic barrier of scheduling the “boardroom” meeting.
    I suspect that the authors of the Harvard Business Review article written way back in 2002 , would embrace appear.in .
    Thanks for the feedback.
    Danny

Comments are closed.