The most important court decision in 2017 for the Boards and executives of Israeli Non Profits

A recent decision by Israel’s Supreme Court, clarifies the responsibilities of Nonprofit Board members, and when the line of negligence has been crossed.

The case centered on the damages caused by the mismanagement of the CEO of a large non profit facility which provided housing , support services and employment to people with disabilities. The CEO’s decisions led the organization close to bankruptcy. The families of the individuals who resided in the village were also among those who sued the Board members for negligenceThe Board members were all good people, who had voluntarily and generously given of their time and funds to support the village.

The  High Court threw out an earlier decision (machozi), which had accepted the Boards claim, that because of illness, frequent travel, incompetence, age etc they were not  in a position to question the reports they had been given by the CEO, and the organization’s accountants.

The Judges clearly define  “negligence” :

A claim of damages for negligence (of Board members) does not indicate that a person who is “negligent” acted maliciously or with intent to harm, but that his actions or omissions did not conform to the objective standards required in similar circumstances. This, even if the intentions of the person who caused the damage was without malice.

The Judges went on to detail what are the objective standards required in similar circumstances.

Below we bring a quote from the High Court decision. This is translated from Hebrew and we recommend reading the full original text.

 

The test of the reasonable director

“The basis for our discussion is the scope and content of the duty of care incumbent upon corporate officers, including members of the Company’s Board of Directors. The rule is that the duty of caution of a director towards the company imposes on the director the duty to take reasonable precautions in order to prevent damage to the company. The decisive test in this regard is the test of the reasonable director (unlike the “reasonable person” test), in the sense that serving as a director requires compliance with the demanding skill of management as a professional occupation. In other words, every director must take all the precautions that a reasonable director would have taken under the circumstances. This obligation is also anchored in Section 253 of the Companies Law, which states that:

“An officer shall act at a level of proficiency in which a reasonable officer would act in the same position and circumstances, including taking reasonable steps to obtain information concerning the business viability of an action brought for his approval or of an act performed by him in his capacity and for any information Which is of importance for such acts. “

This section requires, in fact, an officer in the company to meet two main requirements – the first is to take reasonable measures to obtain information regarding the feasibility of an action brought for his approval and any other information that is important in this regard. The second is that he should have an appropriate level of expertise and skill.”

Our analysis, concerns and recommendations:

To demonstrate  the severity of the exposure by Board members to a ruling of negligence and associated penalties, consider the following “theoretical” scenarios :

  1. The CEO’s financial management skills are weak, and employees, suppliers or the tax authorities sue the organization
  2. A volunteer to the organization is charged with sexual harassment and proper protocols had not been implemented.
  3. A donor sues the organization to have his significant donation returned, since he discovers that it has not been used as promised.
  4. A visitor to the facility, falls and break a limb, and because the instructions from the insurance company were not exactly followed, the 3rd part insurance does not provide coverage.

The list of risks is extensive, and we would recommend that all Boards undertake a discussion to map the potential risks, the degree of severity and the appropriate response.

We STRONGLY recommend:

  1. Board members must be made aware of their responsibilities.
  2. The MOST IMPORTANT responsibility is to be PROACTIVE members.
  3. Board members must have relevant expertise to fulfil the role
  4. Board members should resign if they are unable to commit the time and effort to fulfilling Board responsibilities. Not showing up at meetings does NOT reduce the responsibility!
  5. Board members should not accept at face value reports from the CEO, CFO and accountants.
  6. Board members should ensure that decisions AND discussions are well documented.
  7. Board members must be confident that the senior management of the organization is competent.
  8. Board members should ensure that there is a professional liability insurance for all Board members.

Please contact us to further discuss Risk Analysis and the exposure of Board members

 

Dashboard for the Board

Scroll down for English

לוח המחוונים (DASHBOARD) לישיבת ועד המנהל

8 בערב סיימת יום עבודה ארוך, ואתה בדרכך לישיבה הרבעונית עם יתר חברי ועד המנהל המסורים . כולך תקווה שהישיבה תהיה קצרה ועינינית , שלפניכם דו”ח תמציתי המדגיש את הנושאים וממקד את הדיון.

לצורך כך הכנו תבנית לחברי הוועד המנהל בישראל, המאפשרת תיאור ברור ופשוט של ערכי המפתח, וכן השוואה לאלו של תקופת זמן קודמת.

מנכ”לים וחברי מועצת המנהלים יכולים להתאים אישית את התבנית כך שתשקף את ההיסטוריה, היעדים והתוצאות בפועל.

צבע קידוד:  אדום (משבר לדיון) צהוב (צריך להיות במעקב) ירוק (מטרות הושגו).

הכנו את התבנית בעברית ובאנגלית.

אנא יידע אותנו אילו משתנים נוספים יש להוסיף לתבנית. זכור – ישיבת ועד המנהל צריכה להסתיים עד השעה 10 בלילה!


The Dashboard for the Board meeting

Picture this: After working a full day, dedicated NGO board members arrive at 8pm for the quarterly meeting, hoping that it will be short and productive. All they really want in front of them, is a concise report highlighting the issues and focusing the discussion. Instead, the meeting is long-winded, full of tangents, dominated by one or two strong voices….and, by 10pm, the important work of taking the temperature of the NGO has not even begun. 

Sound familiar?

For this reason, we at NGO Best Practices Clinic have prepared a board meeting dashboard for Israeli amutot, which provides a clear snapshot of the health of the organization. The dashboard highlights key fiscal, operational, legal and HR metrics. To quickly compare progress over time, target numbers, as well as numbers from an earlier time period, appear next to current numbers. Color-coding also helps focus the discussion — red (board members need to discuss now), yellow (needs close monitoring), green (targets met or exceeded).

This dashboard is just a template. Actual trackers must be customized to reflect the services, needs, and targets of each unique amutah. Yet some commonalities exist across the nonprofit world. Please let us know what additional variables YOU would add to this template. Remember — the board meeting needs to be finished by 10pm! 

We offer you this template in both Hebrew and English. Let us know what you think!

#10 How to fundraise during the security crisis in Israel

גלול למטה לעברית

The atmosphere in Israel is incredibly tense with people connected to multiple news sources. The daily terrorist attacks are highlighting hospitals, Magen David Adom  & ZAKA, who are all doing amazing work. Inevitably these organizations will leverage the situation to strengthen their fundraising abilities.

The majority of Israeli non profits are not seeing their logos and spokesperson on TV every night. How are they able to maintain and improve their fundraising?

One of the primary goals of terrorism is to spread panic, thereby disrupting everyday life. Fewer people on the streets, constant concern for family and friends and an economic slowdown are stressful and damaging.

Yet the vast majority of Israelis know that they must maintain their routines and force themselves to get on with their lives.

This approach should be adopted by Israeli non profits in their dialog with donors. It is critical that those who are benefiting from the services of the non profit , be unaffected by the current crisis. The nonprofit must attempt to provide a “business as usual” approach, and be proactive in providing their staff and “clientele” the support necessary to maintain normalcy.

The CEO of the non profit should be in touch with the Board and outline the steps being taken to maintain the level of service, while taking into account security needs. He must advise the board of the financial implications of the current situation, including expenses that are being incurred, changes in budget and possible fundraising projections. Together, the Board and CEO must agree on an action plan.

Donors should be approached and presented with the efforts being taken by the Non Profit in maintaining “business as usual” . It should be stressed that this is the most important response to terrorism in Israel, and the donors should participate in the effort. It is not enough for the donors to recognize the efforts being made by the NGO- they must feel that they are participating in these efforts.

This was first posted in eJewishPhilanthropy.

איך לגייס כספים בתקופות של משבר בטחוני?

האווירה בישראל מתוחה מאוד, אנשים מחוברים לכל ערוץ תקשורתי אפשרי בצפייה לשמוע דיווח על הנעשה.

הדיווחים על פגועי הטרור, מאירים באור הזרקורים את בתי החולים, מגן דוד אדום וזק”א. ארגונים אלו כולם עושים ללא ספק עבודת קודש ובאופן טבעי ימנפו ארגונים אלו את הסיטואציה לגיוס כספים עבור הארגון. רב העמותות בישראל, אינן רואות את הלוגו שלהן והדוברים שלהן בטלויזיה בכל ערב.

מה אם כן עליהן לעשות כדי לשמר ולשפר את יכולת גיוס הכספים שלהם?

אחת המטרות המוצהרות של הטרור היא לטעת פניקה ולהפריע למהלך החיים השותף שלנו. פחות אנשים מסתובבים ברחובות, דאגה מתמדת למשפחה וחברים והאטה כלכלית. כל אלה יוצרים אווירת משבר ופוגעים בנו.

למרות כל זאת, הרב המוחלט של הישראלים יודעים כי חובה עליהם להמשיך ולשמור על חיי השגרה עד כמה שניתן.

הגישה הזאת צריכה להיות מאומצת ע”י ארגונים חברתיים בישראל בשיח שלהם עם התורמים. חשוב מאוד שאותם הנהנים מפעילות העמותה לא יפגעו מהמצב. העמותה צריכה לשדר גישה של “עסקים כרגיל” ובאופן יזום לספק לצוות שלהם ו”לקליינטים” שלהם את התמיכה המתבקשת לשמר את פעילות השגרה.

מנכ”ל העמותה צריך להיות בקשר עם הועד המנהל ולגבש את הצעדים הנדרשים לשמר את פעילות העמותה, בהתחשב במצב הבטחוני. המנכ”ל צריך לעדכן את הועד המנהל בהשלכות הפננסיות שיש למצב על פעילות העמותה, הוצאות שהתווספו עקב המצב, שינויים בתקציב, ואפשרות של דחיית מחוייביות מצד תורמים. המנכ”ל והועד המנהל צריכים להחליט על תוכנית פעולה עקב המצב שנוצר.

התורמים צריכים להתוודע למאמצים שעושה העמותה כדי לשדר “עסקים כרגיל”. חשוב להדגיש כי זוהי התשובה שלנו  כנגד הטרור בישראל המנסה לפגוע בנו בכל תחומי החיים. התורמים צריכים גם הם להשתתף במאמץ הזה. לא מספיק שהתורמים רק יכירו במאמצים הנעשים לשמירת השגרה, הם חייבים להרגיש שהם נוטלים חלק חשוב במאמץ הזה.

אנו מאחלים לכם שבוע טוב ושקט.

#8 It’s time to set the date for your board meeting. But not where you think.

We’ve all seen family dynamics change with Whatsapp, and distant relationships maintained with Skype, but now board meetings have also moved to the 21st  century- and it’s also free.

There are two main challenges in arranging a board meeting.

1. Getting board members to agree on a date and location.

2. Running a focused board meeting and keeping everyone interested.

If board members are unable to attend, the compromise solution has often been the “conference call”. Invariably when board members have joined a conference call, they are also checking their email, doing some personal grooming or watching a baseball game.

How can board members be focused on the agenda items and platform critically provide guidance and feedback to the NGOs management?

A new video conferencing platform called appear.in  is the reason there is a revolution in how board meetings are conducted.

appear.in image

ADDED NOV 3, 2015

Check out this great new feature of appear.in: ADD MEMBERS TO YOUR ROOM

So why is this revolutionary?

  1. A private virtual room with up to 8 participants is provided.
  2. Clicking on a link is all that is needed to join (video cam and mic are obligatory).
  3. All the participants can see and hear each other, as well as text chat.
  4. Participants can be muted
  5. Since no one has to travel, long meetings can be split into 2 or 3 shorter sessions.
  6. THE WINNING FACTOR– participants watch and listen and participate!! It’s embarrassing to be seen ignoring another speaker.
  7. Meetings run faster when participants are attentive.
  8. Participants can be at home/office/vacation. Far more flexibility in fixing a meeting time.
  9. The quality is usually better than skype or google hangouts.

There are still a couple of limitations to this absolutely simple and incredibly useful platform.

1. It is only working on newer versions of Firefox, Chrome, or Opera browser.

2. Only 8 participants can join, so if your board is larger (which is not recommended) we don’t think appear.in is the right solution. If the board has active committees, appear.in can be a valuable asset.

Don’t delay. Now is the time to start planning the board meeting for November or December, to review the past years achievements and submitting the 2016 budget and planned activities. Board members should try appear.in and then recommend it to the professional leadership.

Disclaimer: We have no commerical relationship with appear.in and are glad to provide another tool in the Best Practices arsenal.

הגיע הזמן לקבוע ישיבת הנהלה, אבל לא איפה שחשבת…

כולנו עדים לשינויים שחלו בדינמיקה המשפחתית בעקבות כניסת ה  Whatsapp וליכולת שלנו לשמר קשר טוב עם קרובים מחו”ל בעזרת ה Skype. עכשיו גם ישיבות מנהלים הגיעו לעידן המאה עשרים ואחת – וזה גם בחינם.

ישנם שני קשיים עקריים בארגון ישיבת הנהלה:

  1. קביעת הזמן והמקום
  2. ניהול ישיבה ממוקדת וזכייה בתשומת הלב של כל הנוכחים.

במקרים רבים בהם חברי הנהלה לא יכלו להשתתף בישיבה הפתרון היה בד”כ השתתפות דרך “שיחת ועידה”, באופן בלתי נמנע במקרים אלו חברי ההנהלה המשתתפים בישיבה דרך “שיחת ועידה” עסוקים בדברים שונים באותה ההזדמנות: בודקים את המייל שלהם, מסדרים כמה עניינים אישיים או צופים במשחק כדור סל תוך כדי הישיבה.  

איך נוכל לגרום לכך שחברי ההנהלה יהיו ממוקדים בנושאים שעל סדר היום ויספקו הדרכה ומשוב לנושאים הבוערים של העמותה?  (המלכ”ר)

שיחת ועידה בוידאו הנקראת appear.in  היא הסיבה למהפכה בתחום של איך מתנהלות ישיבות הנהלה.

מה הן הסיבות למהפכה?

  1. ההשתתפות מקנה חדר וירטואלי פרטי עם אפשרות לעד שמונה משתתפים.
  2. כדי להשתתף בשיחה הדבר היחיד שיש לעשות הוא ללחוץ על מקש הקישור.
  3. כל המשתתפים יכולים לראות ולשמוע האחד את השני, וכמו כן להשתמש בתיבת הטקסט כדי לשלוח מסרים כתובים.
  4. משתתפים יכולים להיות מושתקים.
  5. מכיוון שאין בזבוז זמן על הגעה לישיבה, ניתן לחלק ישיבות ארוכות לשניים או שלושה מפגשים.
  6. הטיעון המנצח!! המשתתפים צופים ומקשיבים האחד לשני, מביך להיתפס כמי שמתעלם מדובר אחר בקבוצה.
  7. הישיבה מתנהלת במהירות רבה יותר.
  8. ההשתתפות יכולה להעשות מכל מקום, הבית, המשרד, או מקום החופשה. ישנה גמישות רבה יותר בתכנון זמן מתאים לישיבה.
  9. איכות הוידאו טובה הרבה יותר בד”כ מאשר בתוכנות דומות כגון: Skype  או Google  Hangouts

ישנם עדיין כמה חסרונות לפלטפורמה הפשוטה והשימושית הזאת:

  1. כדי להפעילה יש להשתמש בגרסאות חדשות של Firefox , Chrome, או Opera browser.
  2. ישנה אפשרות לצרף עד שמונה משתתפים, כך שהפלטפורמה אינה מתאימה להנהלות גדולות יותר. במידה ולהנהלה יש ועדות משנה, שימוש בפלטפורמה לפעילות הועדות יכולה להיות נכס יקר.

אל תתעכבו, זה הזמן להתחיל לתכנן את ישיבות ההנהלה של חודשים נובמבר ודצמבר, לסקור את ההשיגים של השנה שעברה  ולתכנן את הפעילות והתקציב לשנת 2016.

אנו ממליצים בחום לחברי ההנהלה להתנסות בשימוש ב appear.in  ולהעביר את המסר להנהגה המקצועית בארגון.

הבהרה חשובה! אין לנו שום קשרים מקצועיים או עסקיים עם appear.in , ואנחנו שמחים להציג בפניכם כלי חשוב היכול לשפר את שיטת העבודה בארגון שלכם ביעילות ובמיטביות רבה.

#7 Where does the buck stop? Funds have been allocated and the results are not as promised. מי אחראי לזה? המימון הוקצה, והתוצאות הן לא כמו שהובטחו!

גלול למטה לעברית

This morning’s news on the popular army radio station ,”Galei Tzahal” mentioned the Australian JNF which is the fundraising arm of the Keren Kayemet LeYisrael (KKL). It’s not often that Australia makes the news here in Israel, and sadly it was not praising the exceptional support of Israel, that is so typical of the Australian Jewish community.

Instead the news item led with a report of a KKL forest in the Carmel region which is being used to host weddings.

The plot thickened, as the daughter in law of the local Mayor, also happens to be a wedding organizer, and has adopted the site as an ideal location for outdoor weddings which are popular in Israel during the summer months.

Wedding Copyright_DSC_5115_Yoav_dot_etiel_at_gmail_dot_com

A wedding held at the site on Thursday evening, Sept 10, 2015. Picture by Yoav Etiel.

On the site is a fire watch tower, which has a small room next to it with memorial plaques dedicated by Jews from Australia, New Zealand and Hong Kong. This room is, according to the report, a storage locker for the different caterers that use the site. Access to the fire watch tower is locked to protect the caterers equipment.  There is no doubt that the law is being broken.

This was clearly not the intention of the donors, who were  looking to have an impact on Israel’s ecology and were also seeking to have an honorable avenue to memorialize their relatives.

It appears that the local authorities, who are responsible for the forest will have to answer to the law.

But will Australian Jews, expect that there be more oversight on the forest they have dedicated to memorialize their parents and relatives?

Should there be a structured program setup by the Philanthropic body that checks that projects are being implemented in accordance with the donor’s wishes? Should donors have access to these reports?

LINK TO THE LATEST NEWS ARTICLE IN HEBREW ABOUT THE WEDDINGS IN THE PARK

LINK TO AN EARLIER ARTICLE IN HEBREW WHICH HAD NO EFFECT!

מי אחראי לזה? המימון הוקצה, והתוצאות הן לא כמו שהובטחו!

בחדשות הבוקר ב”גלי צה”ל”, הזכירו את קק”ל JNF אוסטרליה, שהינה זרוע גיוס הכספים של קרן קיימת לישראל (קק”ל) בישראל. לא לעתים קרובות הופכת אוסטרליה  לאייטם חדשותי כאן בישראל. למרבה הצער, האיזכור לא היה כדי לשבח את התמיכה יוצאת הדופן בישראל, שכל-כך אופיינית לקהילה היהודית אוסטרלית. האייטם החדשותי עסק בדיווח על יער קק”ל באזור הכרמל, המשמש כמקום פופולרי לעריכת חתונות.

העלילה הסתבכה כשהתברר שכלתו של ראש המועצה האזורית, היא גם במקרה מארגנת חתונות, שאימצה את האתר כמיקום אידיאלי לעריכת חתונות בטבע, הפופולריות בארץ בחודשי הקיץ.

באתר נמצא מגדל “מצפה היערנים”, שלצידו חדר קטן ובו לוחות זיכרון המנציחים את שמות קרוביהם של יהודי אוסטרליה, ניו זילנד והונג קונג שתרמו להקמת ופיתוח היער. לפי הדיווח, החדר הזה הפך למקום אחסון עבור חברות הקייטרינג השונות המשתמשות באתר. בנוסף, הגישה למגדל נעולה כדי להגן על ציוד הקייטרינג. אין שום ספק שזו היא הפרה של החוק.

זאת בבירור לא הייתה כוונתם של התורמים, אשר התכוונו להשפיע לטובה על האקולוגיה בישראל וגם ביקשו להנציח את קרוביהם בדרך מכובדת.

נראה כי הרשויות המקומיות, האחראיות על היער, תצטרכנה להתמודד עם החוק.

נשאלת השאלה האם יהודי אוסטרליה ייצפו שיהיה יותר פיקוח על היער שאותו הם הקדישו להנצחת ההורים וקרובי משפחה שלהם?

האם נכון הוא שתהיה תוכנית מובנית של הגוף הפילנתרופי הבודקת שפרויקטים ייושמו על פי רצונו של התורם? האם מתבקש שלתורמים תהיה גישה לדוחות אלה?

הנה הקישור למאמר בעברית:

http://www.magazin.org.il/inner.asp?page=182321

כתבה נוספת שלא השפיע!

 

 

 

#5 The elephant in the room is fundraising! הנושא הבוער הוא גיוס כספים

Please CLICK HERE or scroll down for English.

אנו מכירים בעובדה שהנושא שמשאיר מנכ”לים של מלכ”רים ערים בלילה הוא לא שחסרה להם תוכנת ניהול פרויקטים אלא הצורך לגייס כספים.

בשבועות הקרובים מתוכננת  סידרה של פוסטים בנושא גיוס כספים.

שלוש הטעויות הנפוצות שנעשות על ידי מגייס כספים בפגישת “הבקשה” הן:

1. הם מדברים יותר מדי.  לעתים קרובות הם נסחפים בתאור פרויקט המחמד שלהם, וחשים כי יש התאמה בין כמות המידע שהם מציעים לגודל התרומה.

פתרון: נסו לתרגל את הצגת הפרויקט עם חברי הדירקטוריון. דירקטוריון מעורב יבקש לשמוע את הפרזנטציה.

2. לא מאפשרים לתורם לדבר.

פתרון: שלבו את התורם בשיחה. אפשרו לו לשאול שאלות ולהביע את דעותיו. המטרה צריכה להיות לאפשר לתורם לקבל “בעלות” על הרעיון המוצע.

3. אין תכנית המשך

פתרון: חייבת להיות תכנית פעולה ברורה לכל אחד מהתרחישים שעלולים לסיים את הפגישה. התרחישים צריכים להיות ממופים (הסכמה, סירוב, נשאר פתוח, בקשה להכרה וכו’). לא משנה מהי תגובת התורם, הפגישה צריכה להסתיים בנימה חיובית.

שלושה טיפים למגייס הכספים!

1. מהו הזמן המתאים לבקש את הכסף במהלך הפגישה עם התורם?

בערך באמצע הפגישה – השאירו זמן לתגובה ולדיון עם התורם. אל תשאירו את זה ל-5 הדקות האחרונות של הפגישה.

2. אפשרו שקט לאחר הבקשה. אם אתם מקבלים תשובה מידית, סימן שלא ביקשתם מספיק.

3. הצהרת הבקשה : זהו המשפט הכולל את סכום שהמלכ”ר מחפש. לדוגמה: “מר כהן, נשמח אם תצטרף אלינו עם תרומה של 50,000 דולר.” אבל המשפט הזה הוא המשפט הכי קשה להגיד במהלך הפגישה עם התורם.

מה יכול לעשות מגייס הכספים כדי להקל על המתח?  לתרגל!

לרשום את המשפט שאותו הוא מתכנן להגיד, ולשנן אותו בקול רם 10 פעמים. המגייס חייב להרגיש נוח עם המשפט הקריטי הזה כשהוא מתאר את הפרויקט העיקרי של המלכ”ר. ולאחר שנתן את הצהרת השידול – עליו להיות בשקט!

טיפ אחרון לשבוע זה!

התורם אומר “אחשוב על זה ואודיע לך.

תגובה: תודה שאתה שוקל את זה. זוהי החלטה רצינית. אם לא אשמע ממך, זה בסדר אם אתקשר אלייך בעוד שבועיים ביום (ראשון) כדי לבדוק?

האם אנו צודקים לגבי שלושת הטעויות הנפוצות? אילו פתרונות אחרים קיימים?

דני אוברמן, אופיר שאר, סמדר קופייצקי

Donor Care (1)

The elephant in the room is “fundraising”.

We admit it. The issue that keeps the CEOs of Nonprofits awake at night is not that they are missing Project Management Software. It is their fundraising efforts. How can they develop new supporters? How can they get more from existing donors?  We plan to have a series of blog posts on fundraising in the coming weeks. 

Starting with the solicitation meeting.

The three most common mistakes made by fundraisers in the solicitation meeting are:

1. They talk to too much. Often they get carried away with their pet project and feel that there is a correlation between the amount of information they offer and the size of the gift.

 Solution:  Try practicing the pitch with Board members. An involved Board will ask to hear the      pitch.

2. Not letting the donor talk.  Solution: Engage the donor in a conversation. Let the donor ask questions and express his views. The goal should be to enable the donor to take “ownership” of the proposed idea.

3. No follow up plan.  Solution: There must be a clear action plan for each of the scenarios that could end the meeting. The scenarios should be mapped (agreement, refusal, left open, request for recognition etc etc). No matter what the donor response is, the meeting should end on a positive note.

Three tips for the ASK!

1. When to ASK?  About halfway through the meeting- leave time for a response and discussion with the donor. Don’t leave it to the last 5 minutes.

2. Allow for silence after the ASK.  If you get an immediate answer, you haven’t asked for enough. 

3. Solicitation statement: This is the sentence which includes the sum the NGO is seeking. For example: “Mr. Cohen, we’d love you to join us with a gift of $50,000.-”   But that sentence is the hardest one to say during the meeting with a donor. 

What can the Fundraiser do to ease the stress? Practice!  Write the sentence down, and say it out loud 10 times. The fundraiser must be as comfortable with  this critical sentence as he (or she) are describing the key project of the non profit. 

And after giving the solicitation statement – Be quiet!

The last tip for this week:   The donor says “I’ll think about it and let you know.”  Response: Thanks for giving this consideration. It’s a big decision . If I don’t hear from you, is it OK if I call you in 2 weeks to check in?

Are  we right about the three most common mistakes? What other solutions are there?  Let us know in the comments section.

Smadar Kupietzky, Danny Oberman, Ofir Shaer

#4 Where are the project management tools? איפה הכלים לניהול פרויקטים

Please scroll down for English.

איפה הכלים לניהול פרויקטים?

האם ניהול יעיל אפשרי היום ללא השימוש בכלי ניהול פרויקטים? אנחנו לא חושבים כך. תוכנות לניהול פרויקטים הפכו לקלות יותר לשימוש, והן לרוב חינמיות או זולות מאוד.

במלכ”רים גדולים, התוכנות הן כלי עבודה שכיחות, אבל במלכ”רים  קטנים רבים הן לא בשימוש. ניתן לבצע פעולות רבות – תכנון פעילות המלכ”ר, הגדרת מטרות מדידות, הקצאת משאבים (פיננסיים וכוח אדם) – במהירות וביעילות עם כלים, כגוןSmartsheet , Trello, Salesforce , או – עבור אלה שאוהבים אתגרים – התוכנה לניהול פרויקטים של מיקרוסופט.

compare-project-management-software

אנו מוצאים שאלה שמתחילים להשתמש בתוכנה לניהול פרויקטים, מתמכרים לה. בדרך כלל, כל מה שצריך הוא “הצעה” מחבר מועצת המנהלים. אף יותר טוב מכך הוא לשבת יחד עם מנכ”ל של המלכ”ר ולהראות לו את נפלאות התוכנה לניהול פרויקטים. (נשמח לעזור)

אז לסיכום, מילות המפתח הם הכשרה ותרגול.

על איזו תוכנה לניהול פרויקטים אתה ממליץ? תביע את דעתך בהערות שלמטה.

דני אוברמן     אופיר שער

Where are the project management tools?

Is effective managment possible today without the use of project management tools? We don’t think so.

ants & project mgmt

Project management software has become easier to use and is often free or very cheap.

Within large NGOs, they are a common work tool, but in many smaller NGOs they are not being used.

Planning an activity for the NGO, setting quantifiable goals, allocating resources (financial & manpower) can all be done rapidly and effectively with tools such as Smartsheet,  Trello, Salesforce or for those those who like a challenge – Microsoft’s Project Management.

We find that those who start using project management software, find it addictive. Often all that is needed is a “suggestion” from a board member. Even better is sitting together with the NGO’s CEO and showing him the wonders of Project management software.  (We’ll be glad to help).

The solution is simply training & practice.

So what project Management software do YOU recommend? Let us know in the comments below.

Danny Oberman     Ofir Shaer

#3 No Directors & Officers Liability Insurance אין ביטוח אחריות מנהלים ונושאי משרה

Please scroll down for English.

אין ביטוח אחריות מנהלים ונושאי משרה!

directors liability insurance

חברי דירקטוריון של מלכ”רים בישראל, שבאים מרקע עסקי, לעיתים קרובות מבקשים כי המלכ”ר ירכוש ביטוחי אחריות כדי להגן עליהם מפני תביעות  אם יארע ניהול כושל או רשלנות מצד המלכ”ר.

העלות של פוליסת הביטוח היא בערך 2,500 דולר לכיסוי של 1,000,000 דולר. ישנם מספר סוכני ביטוח בישראל, המומחים לתחום זה.

אך ישנם חילוקי דעות אם בכלל מלכ”ר ישראלי צריך לרכוש ביטוח כזה. האם זו הוצאה הכרחית?

ישנם סוכני ביטוח שטוענים שהסיכון למנהלים הוא נמוך מאוד משום שהפעילויות של המלכ”רים  אינן לשם רווחים כלכליים, והחלטות שם מתקבלות בתום לב. לכן חבל לבזבז כסף ברכישת הכיסוי.

דעתנו היא שגם אם יש סיכון קטן, חברי דירקטוריון צריכים להיות מוגנים מפני חשיפה, במיוחד משום שהם נודבים את זמנם ומאמציהם.

האם למלכ”ר  שבו אתה מעורב יש ביטוח אחריות מנהלים ונושאי משרה? תביע את דעתך בהערות שלמטה.

No Directors & Officers Liability Insurance

Directors of NGOs in Israel who are from a business background often request that the NGO purchase Liability Insurance to protect them from liability if there is mismanagement or negligence on the part of the NGO.

The cost of the insurance policy is about USD$2,500 for $1,000,000 coverage. There are a number of insurance agents in Israel who are specialists in this field.

BUT there are differences of opinion on whether an Israeli NGO should purchase this insurance.

Is this a necessary expense?

A number of insurance agents have suggested that the risk to Directors is very low since the NGOs’ activities are not for financial gain and decisions are  made  in good faith.  They suggest, it is an unnecessary expense for the NGO.

Our opinion is that even if there is a small risk,  Directors should be protected from exposure, especially since they are volunteering their time and efforts.

Does the NGO you are involved with have Directors & Officers Liability Insurance? Let us know in the comments below.

#2 Employee benefits are not transferred to pension funds הפרשות לעובדים אינן מועברות לקרנות הפנסיה

הפרשות לעובדים אינן מועברות לקרנות הפנסיה

Please scroll down for the English versionpension fund

מלכ”רים ישראלים הנמצאים במצוקה תזרימית יכולים למצוא שיטה יחסית נוחה ושקטה להאטת הדימום התזרימי. הם יכולים פשוט לעכב את העברת התשלום לקרנות הפנסיה של העובדים שלהם. עם קצת מזל, תזרים המזומנים של הארגון ישתפר, והתשלומים יבוצעו. אבל זה עלול לא להיות המקרה.

אבל זוהי בהחלט שיטה ניהול רעה. לעכב תשלומים לקרנות הפנסיה של העובדים הוא לא חוקי, החושף את חברי ועד המנהל ואת ההנהלה הבכירה לאישומים פליליים ולקנסות. זה יכול לקחת חודשים עד שקרן הפנסיה מיידעת את העובד כי המעסיק שלו הפסיק לשלם, ובכך מעכבת הרמת דגלים אדומים בזמן. הועד המנהל עלול להיחשף לבעיה רק ברגע שרואה החשבון משלים את הדו”ח השנתי שלו ומאזן ה-31 בדצמבר מראה חוב לקרנות הפנסיה.

איך ועד המנהל יכול להגן על עצמו מפני האחריות?

The NGO Best Practices Clinic ממליצה כי על חברי ועד המנהל לבצע את הפעולות הבאות:

  • לבקש דוא”ל חודשי ממנהל הכספים או ממנהל החשבונות, שכל התשלומים – המשכורות, הפנסיות, התשלומים לביטוח הלאומי ולמס הכנסה – שולמו. אם הדוא”ל לא יגיע עד ה-16 לחודש, שאלות צריכות להישאל.
  • לבדוק מקרוב את מאזן הבוחן עבור חוב לקרנות הפנסיה. אבל לא להיכנס לפאניקה אם ישנם כספים המצביעים על חוב. המאזן משקף תמונה פיננסית לתאריך מסוים. לדוגמה, אם המאזן מודפס ב-5 במרץ, הוא עשוי להציג חוב למשכורות ופנסיות עבור חודש פברואר, שעדיין לא שולמו. ישנה תקופת חסד של מספר ימים לפני שהחוק מחייב תשלום.
  • לבקש מרואה החשבון של המלכ”ר לסקור את המאזן הבוחן כל רבעון.

הערות והצעות יתקבלו בברכה.

Israeli NGO’s that are in a cash squeeze, can find an easy and relatively quiet method of slowing the cash bleed. They can simply delay the transfer of payment to their employees’ pension funds. With luck, the organization’s cash flow improves and the payments are made, but this may not be the case.

But it’s definitely a bad management practice. Withholding payments to employees’ pension funds is illegal, exposing board members and the senior executive to criminal charges and fines.  It can take months until the pension fund notifies the employee that his employer is out of line, delaying red flags.  The board may only find out about the problem, once the accountant has completed his annual report and the December 31st balances indicate debt to the pension funds.

How can a board protect itself from the liability?

The NGO Best Practices Clinic recommends that board members do the following:

  • Request a monthly email from the CFO or bookkeeper, that all salaries, pensions, payments to National Insurance (ביטוח לאומי) and Income Tax have been paid. If the email hasn’t appeared by the 16th of the month, questions need to be asked.
  • Closely check the trial balance for debt to Pension Funds. BUT don’t panic if there are some monies indicated as owing. The trial balance reflects a financial picture for a specific date and if printed on March 5th, for example, may show debt for salaries and pensions for February which have not been paid yet. There is a grace period of a few days before payment is required by law.
  • Ask the NGO’s accountant to review the trial balance quarterly.

Comments and suggestions are welcome.