פתרון בעיות – כיצד לסייע במיסגור בעיות מחדש-REFRAMING

כיועצים, אנחנו מוזמנים לעתים קרובות לעמותות על ידי תורם או חבר דירקטוריון עם ההקדמה הזו: “המנכ”ל מרוכז/מקובע בבעיה X ונראה שאינו מסוגל למצוא פתרון”.

זה יכול להיות כל דבר החל מגיוס תרומות, כוח אדם, ניהול מידע ועד קשרי הנהלה/דירקטוריון.

חוסר היכולת של המנכ”ל למצוא פתרון אינו מעיד על כישוריו . אם הוא מודאג בנוגע לבעיה מסוימת – ולא מצליח למצוא פתרון – אזי הוא דואג לגבי הבעיה הלא נכונה. אם אחרי שבועות או חודשים (אין זמן מוגדר לכך) עדיין אין פתרון ברור, אז הבעיה צריכה להיות ממוסגרת מחדש. (REFRAMED)

את התהליך אנחנו יוזמים על מנת להבהיר את הבעיה מולו עומד המנכ”ל, ולא מסוגל להתגבר עליו, ואז מנסים למסגר מחדש את הבעיה.

כיצד זה מתבצע? כיצד הבעיה ממוסגרת מחדש?

אנחנו שואלים את המנכ”ל – “מה זה היה עושה עבורך, לו פתרת את הבעיה?”

מדוע אנחנו שואלים את השאלה הזו? מספר דוגמאות יבהירו את התהליך.

בעיה: המנכ”ל מתחבט במשך שבועות עם האתגר של גיוס תורמים חדשים וצעירים למאגר התומכים. התשובה היא באמצעות שינוי ההתנהגות החברתית. זהו אתגר קשה במיוחד.

אנחנו שואלים את המנכ”ל “מה זה יעשה עבורך לו פתרת את הבעיה?”

הוא משיב, שהדבר יגדיל את כמות התרומות לארגון, ויהיה לעמותה יותר כסף זמין.

אנחנו נשיב במסגור מחדש של השאלה.

כיצד יכול הארגון לייצר עוד תרומות?

באמצעות מסגור מחדש של הבעיה, המנכ”ל יהיה מסוגל לפנות אל שיטות שנוסו ונבדקו כמו  של פיתוח תורמים (DONOR DEVELOPMENT), שימור תורמים (DONOR RETENTION) וכו’, ולבחון מחדש אם אלו מבוצעות באופן אופטימלי בתוך הארגון.

מאוד חשוב להניח בצד את הבעיה ולא להתקבע עליה. הדבר יכול להיות מקור לבזבוז זמן, ולגרום להנהלה לאבד פוקוס.

reframing

בעיה: עובדים בעלי מוטיבציה גבוהה מבלים כמות זמן מופרזת בפיתוח אווירה צוותית. המנכ”ל מעוניין לצמצם את הדבר, מבלי לפגוע במורל.

אנחנו שואלים את המנכ”ל “מה זה יעשה עבורך לו פתרת את הבעיה?”

המנכ”ל משיב כי על ידי צמצום משך הזמן המוקדש ל”פעילויות צוותיות”, הוא יוכל להגביר את הפרודקטיביות של העובדים.

אנחנו נשיב במסגור מחדש של השאלה. 

“כיצד ניתן להגביר פרודקטיביות של עובדים?” הדיון כעת מנותב מחדש ומתמקד בנושא ליבה של כל ארגון.

למרות שתהליך הזה נדמה פשטני, מאוד שכיח למצוא מנכ”לים של עמותות מתמקדים בבעיה כלשהי למשך זמן משמעותי, ואינם מגיעים לפתרון. מנכ”לים לרוב אינם מתנהלים כחלק מקבוצה ואין להם את ההזדמנויות העולות כחלק מדיון קבוצתי פתוח. מדי פעם הם צריכים דחיפה קטנה לצורך “מסגור הבעיה מחדש” על מנת להשיג תוצאה אפקטיבית.

כיועצים, אנחנו עובדים עם מנכ”לים ועוזרים להם לשפר את כישורי הניהול וקבלת ההחלטות שלהם.

מומלץ לצפות בהרצאה של ברנרד רוט מאונברסיטת סטאנפורד בארה”ב .

Reframing problems and getting honest- Bernard Roth, Stanford

 

Problem Solving- How to assist in Reframing Problems

As management consultants, we are often invited into a non profit by a donor or board member with the introduction-  “The CEO is focused/fixated on problem X and and can’t seem to find a solution”.  It could be anything from fundraising, manpower and  data management to the Management/Board relationship.

The CEO’s inability to find a solution is not a reflection of his capabilities. If they are worrying about problem- and can’t find a solution- Then they are worrying about the wrong problem. If after weeks or months (there is no clear defined time) there is still no clear solution, than the problem needs to be reframed.

The process we initiate is  to clarify those problems the CEO is facing and unable to overcome, and then try to reframe the problem.

How is this done? How is the problem reframed?

We ask the CEO- “What it would do for you if you solved the problem?”

Why do we ask this question? A couple of examples will clarify the process.

PROBLEM: The CEO is struggling for weeks with the challenge of how to to get new young donors into the donor pool.

The answer is by changing their social behavior. This is an extremely tough challenge.

We ask the CEO “What it would do for you if you solved the problem?”

He responds, that it will increase the donations to the organization, and he would have more money available.

We will respond by reframing the question.

“How can the organization  generate more donations?” 

And by reframing the question, the CEO will be able to refer back to the tried and tested methods of donor development, donor retention etc etc.and reexamine if these are optimized within their organization.

It is important to let go  of the problem and not fixate on it. This can be time consuming and makes management lose focus.

PROBLEM: Highly motivated employees seem to be spending an inordinate amount of their time on developing team spirit. The CEO wants this cut back, without harming morale.

We ask the CEO “What it would do for you if you solved the problem?”

The CEO responds that by cutting back the time spent on “team spirit activities” , it would increase the productivity of employees.

We will respond by reframing the question.

How can the productivity of employees be increased? The discussion is now redirected and focused on a core issue of any organization.

Although this discussion process seems simplistic, it is far too common to find the CEO of the Non Profit , focusing on a problem for significant amounts of time, and not reaching resolution. CEO’s are rarely part of a team and miss the opportunities offered by open group discussion. Occasionally they need to be pushed to reframe the problem to achieve effective resolution.

As management consultants, we work with CEOs and help them hone their decision making and management skills.

We recommend watching the lecture by Prof. Bernard Roth: Reframing problems and getting honest- Bernard Roth, Stanford